GENEL SEKRETERLİK

Dernek tüzüğümüzün 3. maddesinde ifade edilen gayelerin tahakkuku için 4., 5., 6., 7., 10., 11., 12., 19., 22., 23. ve 26. maddelerindeki çalışma sahalarında yer alan Sekreterlik faaliyetlerinin yürütülmesi için kurulmuştur.

• Tüzüğümüzün yukarıda belirtilen maddelerdeki hususları Genel Sekreter uygular. Bu çalışmaları yaparken Genel Başkan’a karşı sorumludur. Bu çalışmaları Genel Sekreter Yardımcısı, Birim Başkanları ve yeteri kadar uzman ve personelle yürütür. Görevlerinin bir kısmını da gerekirse yardımcısına devreder.

Bu görevler şunlardır:

• Resmî Kurumlar ve Tüzel Kişilerle her türlü yazışmanın yapılmasını sağlar. Bu yazışmalarda Genel Başkan adına imza atar.
• Şube, Temsilcilik, Büro, Çalışma Ofisi vb. açılışlarında resmi prosedürleri takip eder. Açılışların ve faaliyetlerin mevzuata uygun olarak hazırlığını yapar.
• Karar defteri, üye kayıt defteri, gelen-giden evrak defteri vb. defter ve dosyaların usulüne uygun olarak tutulmasını sağlar.
• Başkanlık Divanı, Yürütme Kurulu, Planlama ve İstişare Kurulu Toplantılarını planlar, duyurusunu yapar, yoklamalarını tutar, organize eder, kararları yazar, kararların takibini yapar.
• Genel Merkez ve Şubelerin Genel Kurullarının takvimini takip eder, süresi içinde usulüne uygun olarak yapılmasını sağlar.
• Faaliyet raporlarını tanzim eder, ilgili yerlere iletir.
• Beyannameyi hazırlar, ilgili kuruma verilmesini takip eder.
• Derneğin bütün Hukuki takiplerini (Gayrimenkul, Denetim, Medya tekzipleri vb.) yapar.
• Sivil Toplum Kuruluşlarıyla ilişkileri takip eder, temsilen görüşmeler yapar.
• Kendi Komisyonunun haftalık toplantısını yapar.
• Kurum içi ve resmî kurumlarla resmi prosedürleri takip eder ve tüm yazışmaları yapar.
• Sivil Toplum Kuruluşları ve Kamu Kurumlarının çalışmalarını izler.
• Dernek adına hazırlanacak yayın tanıtım malzemelerinin kurumsal yapıya uygun hazırlanmasını takip eder.
• Kurumun yapacağı bütün resmi evraklara ve sözleşmelere Genel Başkan adına imza atar.
• Birimlerin bütün demirbaş, sarf ve ihtiyaç malzemelerini teminini sağlar, bakım ve onarımını takip eder.
• Genel Merkez’in ve bütün Şubelerin personel, mekân, imkân ve zaman bakımından yönetilmesinden sorumludur.
• İhtiyaç duyulan birimlere personel alınması ve çalışma ortamlarının oluşturulmasını ve mesailerinin takibini yapar.

GENEL SEKRETER YARDIMCISI

Genel Sekretere bağlı olup, Genel Sekreterlik adına Genel Sekreter tarafından verilen tüm görevleri yapar.

BİRİMLER VE GÖREV TANIMLARI

Bilgi İşlem / Arşiv ve Dokümantasyon Birimi

• Tüm yazışmaları resmi prosedürlere uygun olarak yapar (Resmî Kurumlar Yazışma Usul ve Esasları).
• Tüm yazılar yazı işleri merkezinde (bilgi işlem) dosya nizamına göre dosyalanır, ayrıca ilgili birimlerin bilgisayarlarında arşivler.
• Gelen-Giden posta, kargo, e-posta ve fax yazışmalarını ilgili birimlere ulaştırır.
• Tutulması zorunlu defter, kayıt ve dosyaları titizlikle tutar.
• Gelen-Giden evrak yazı dosyalarını yılsonunda arşivler, her takvim yılı başında yeni dosya ve defterler açar.
• Gelen yazıların aslını gereği için ilgili birimlere verir. Bir kopyasını da Sekreterlik dosyasında saklar.
• Kurumsal şekil ve üslup dışına çıkılmaz.
• Genel Merkez adına yapılan tüm yazışmalarda kurumsal kimliğe önem verir.
• Haftalık Başkanlık Divanı, Sekreterlik, Aylık İstişare ve Yürütme Kurulu Toplantılarını organize eder ve toplantılara katılır.
• Yapılan bütün toplantıların çağrısını yapar, gündemini hazırlar, alınan kararların ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlar.
• Bütün çalışmalarında Genel Sekretere karşı sorumludur.

İdari Amiri

• Binanın temizliğinden ve sorumludur.
• Binanın tadilat, tamirat ve tefrişatlarını yaptırır.
• Personelin takibini yapar.
• Personelin işe geliş ve gidiş saatlerini takip eder.
• Personelin kuruma uygun kıyafet yönetmeliğini uygular.
• Personelin güler yüzlü olması ve görevlerini hakkıyla yapıp yapmadığını takip eder.
• Personel dosyalarını oluşturur.
• Teşkilata gelen misafirlerin karşılanması ve gerekli birimlere yönlendirilmesini sağlar.
• Yemek ve ikramların takibini yapar ayrıca yemekhanenin temizliğini sağlar.
• Araçların bakım, onarım ve yakıt ihtiyaçlarını karşılar ve organizasyonunu yapar.
• Göreve gideceklerin biletlerini temin eder.
• Malzeme depolarının düzenli olmasını sağlar. Giren ve çıkan malzemeyi takip eder.
• Teşkilatın dıştan görünümünü tanzim eder ve süslenmesini sağlar.
• Teşkilatın güvenliğine özel itina gösterir. Yangına, sabotaja ve herhangi bir olumsuzluğa neden olacak ihtimalleri ortadan kaldırır.
• Gerektiğinde misafirlerin konaklama problemlerini çözer.
• Elektronik malzeme ve bilgisayarların alımı, bakımı, tamiratını sağlar.
• Demirbaş kayıtlarını sağlıklı tutar ve zimmetlerini yapar.
• Dernek adına alınacak bütün demirbaş ve sarf malzemelerin teminini sağlar, bakım ve onarımını takip eder.
• Dernek hizmet binası, personel, yazışma, mekân, imkân ve zaman bakımından yönetilmesinden sorumludur.
• Her türlü israfı önleyecek tedbirler alır.
• Haftalık Sekreterlik, aylık istişare ve Yönetim Kurulu Toplantılarına katılır.

Hukuk Bürosu

• Derneğin hizmet birimi olarak hukuki hizmetleri de, temel alarak, Derneğin gayri maddi ve maddi varlıkları değerleri arasında kabul edilebilir tüm çalışanlarını takip eder.
• Üretim, hizmet birimlerine hukuki danışmanlık ve rehberlik hizmetleri sağlar.
• Derneğe ve Dernek yöneticilerine olan yasal düzenlemelerin farkında ve bilincinde olmalarını sağlamakla mükelleftir.
• Derneğin taraf olduğu davaları yürütür ve yönetir.
• Derneğin organizasyonu içerisindeki faaliyetlerin neredeyse bütün yönlerini hukuki anlamda takip eder.
• Derneğin olağan ve olağanüstü Genel Kurul Toplantılarını takip eder ve yapılması için gerekli hazırlıkları yapar.
• Üye kayıt ve üyelikten ayrılma iş ve işlemlerini takip eder ve yapılmasını sağlar.
• Derneğin görev alanına ilişkin konularda kamu kurum ve kuruluşları ile yürüttüğü ortak projelerle ilgili olarak yapılan protokol ve projenin hazırlığını yapar.
• Derneğin hizmetleriyle ilgili olarak diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yapılacak ortak çalışmalarda derneğe danışmanlık ve rehberlik eder.
• Dernek birimleri tarafından hazırlanan mevzuat taslakları ile düzenlenecek her türlü sözleşme ve şartname taslaklarını, Dernek ile üçüncü kişiler arasında çıkan uyuşmazlıklara ilişkin işleri ve Dernek birimlerince sorulacak diğer işleri inceleyip hukuki görüş bildirir.
• Hukuki konularda danışmanlık yapar.

İzleme Birimi

• Yazılı ve görsel basını, siyasi gelişmeleri, sivil toplum kuruluşlarının çalışmalarını ve bürokrasi hareketlerini takip eder.
• Cemaatler, cemiyetler ve STK’lar hakkında izlenimler edinir. Bu hususlarda istenilen verileri toplar ve ilgili birimlere iletir.
• Derneğin görev alanına giren konularda bilgi toplama, toplanan verileri işleme ve paylaşma yetkisini mevzuata uygun olarak daha etkin ve hızlı biçimde yerine getirir.
• İlgili birimlerle iş birliği içinde personelin sağlık istatistikleri konusunda toplu, ferdi veya kurumsal hizmet içi eğitimleri ile ilgili planlamalar yapar.
• Ülke gündemini oluşturan unsurlar hakkında ayrıntılı bilgi edinerek çalışma alanımızla ilgili her türlü gelişmeden haberdar olur ve Genel Sekreter’e iletir.
• Haftalık sekretarya, aylık istişare ve Yönetim Kurulu toplantılarına katılır.

GENEL OLARAK YAPILAN ÇALIŞMALAR

• Derneğin, Dernek amaç ve gayesine uygun bir şekilde çalışmasını sağlar.
• Şube, Temsilcilik, Büro, Çalışma Ofisi vb. kuruluşlarını sağlar.
• Açılan Şube, Temsilcilik, Büro, Çalışma Ofisi vb. resmi prosedürlerini takip eder. Açılışların ve faaliyetlerin mevzuata uygun olarak hazırlığını yapar.
• Dernek üyeliklerinin takiplerini yapar.
• Resmi ve Tüzel Kişilerle her türlü yazışmayı yapar veya yapılmasını sağlar.
• Şube ve Temsilcilik açılış çalışmaları ve faaliyetlerin mevzuata uygunluğunun takibi.
• Karar defteri, Üye kayıt defteri ve gelen-giden Evrak defteri kayıtlarının tutulması.
• Bilanço defterlerinin tanzim edilmesi ve tutulmasının takibinin yapılması.
• İhtiyaçlar doğrultusunda dosya ve klasör nizamının oluşturulması.
• Başkanlık Divanı ve Yürütme Kurulu toplantılarının takibi ve koordinasyonu.
• Planlama Toplantılarının organize edilmesi, takibi ve karara bağlanması.
• Faaliyet kararlarının Yönetim Kurulu Kararı olarak alınması.
• Genel Kurul Toplantılarının organize edilmesi, takibi ve sonuca bağlanması.
• Faaliyet raporlarının tanzim edilmesi, ilgili birimlere sunumu ve arşivinin tutulması.
• Yıllık Beyannamelerin hazırlık takipleri yapılır.
• Hukuki çalışmaların takip edilmesi (Gayrimenkul, Denetim, Medya tekzipleri vb.).
• Sivil Toplum kuruluşlarıyla ilişkiler, Platform çalışmaları, temsil ve görüşmeler yapılır.
• Her alanda düzenlenecek kampanya ve benzeri çalışmaların resmi mevzuattaki altyapısını hazırlar ve çalışmayı takip eder.
• Sekreterlik Komisyonu Haftalık Toplantılarını organize eder.

MALİ İŞLER KOMİSYONU

GÖREV TANIMLARI:

Muhasebe:

• Derneğin tüm mali iş ve işlemlerinin kanuna, Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GKMİ)’ne ve işletmenin temel kurallarına uygun ve doğru bir şekilde gerçekleştirilmesini koordine eder.
• Tüm mali belgeleri bünyesinde toplayarak bu mali belgelerin kayıtlarla uyumunu, hukuka GKMİ’ne ve işletme kurallarına uygunluğunu denetler, hatalı belge varsa düzeltir.
• Tüm işlemlerin belgeli olmasını, belgelerin kayıtlara girmesini, kayıt-belge uyumunun sağlanmasını temin eder. Tüm kayıt ve belgelerin düzenli kontrollerini yaparak hatalı olanları düzeltir, hatalı işlem yapanları bu konuda uyararak eğitir.
• Derneğe ait makbuzların zimmetlenmesini, usulüne uygun kullanılmasını, kontrollerinin yapılmasını, kesilen makbuzların muhasebeleştirilmesini ve biten makbuzların teslim alınarak arşivlenmesini sağlar.
• Şubelerin gelir-gider hesaplarının takibi ve denetimlerinin yapılması.
• Derneğin vergi planlamasını işletme yöneticilerinin ve dernek mali müşavirinin bilgisi dâhilinde yapar.
• Geçici vergi dönemlerinde her ay olmak üzere gelir-gider raporu ve dönem sonu gelir-gider raporu hazırlar, yönetime sunar.
• İlgili makamlara mali bildirimleri doğru ve zamanında sunar. Yönetim Kurulu için gerekli olan tüm rapor, yorum ve istatistikleri hazırlar.
• Denetim Kurulunun isteği üzerine hesap planlarının hazırlanarak Denetim Kuruluna arzını sağlar.
• Ödeme ve satın almaların ön mali kontrolünü yapar.
• Tahsilâtların yönergelere uygun olarak yapılmasını sağlar.
• İlgili kanun, yönetmelik v.b. hususları takip ederek bu konuda çalışanları ve yönetimi bilgilendirir.
• Yıllık tahmini bütçenin hazırlanmasına yardım eder.
• Mali anlamda Yönetim Kurulu’nun aldığı kararların uygulanmasını sağlar.
• Tüm belge ve evrakların tasnif edilip doğru bir dosyalama sistemi ile arşivlenmesini, arşivin ve dosya düzeninin kolay bulunabilir, tanımlı ve düzenli olmasını sağlar.
• Personel maaşlarının ödenmesi, özlük işlemlerini ilgili mevzuata, kanunlara, işletme kurallarına uygun bir biçimde yürütür, izin, mesai, avans vb. işlemlerin kayıtlarını doğru bir şekilde tutar.
• İnsan kaynakları tarafından işe alma ve işten ayrılma süreçlerinde ilgili personel hakkında düzenlenecek gerekli belgelerin düzenlenmesi sağlar.
• Yapılacak tüm çalışmaları Yönetim Kurulunun gündemine taşır, kararı alınan faaliyetlerin icrasını gerçekleştirir.
• Olağan ve Olağanüstü Genel Kurullarda derneğin Bilanço, gelir-gider ve tahmini bütçesini hazırlar.

Burslar, Sosyal Fonlar ve Yardım Birimi:

• Burslar ve sosyal yardımların takibatını yapar.
• Burs temin edilecek yerlerin ve şahısların tespit edilmesi ile ilgili çalışmaları yapar.
• Temin edilen bursların ödeneceği listeleri tespit eder ve ödemesini sağlayarak kayıtlarını tutar.
• Bağış ve yardım toplanması ile ilgili çalışma yapar ve ziyaretlerde bulunur.
• Dernekler mevzuatına uygun olarak derneğe gelir temin etmek için kampanya, kermes ve yardım faaliyetleri düzenler.
• İhtiyaç sahibi kişilere ve ihtiyacı için derneğe müracaat edenleri araştırıp yardımda bulunur.

GÖREV TANIMLARI:

Aidat Birimi:

• Aylık olarak düzenli aidat vereceklerin listesini oluşturur.
• Teşkilat kademesinde görev alan teşkilat mensuplarından aidat toplar.
• Aidatçıları düzenli olarak ziyaret eder.

Yayınlar (Dergi Takip) Birimi:

• Süreli yayınlarımızın (Anadolu Gençlik Dergisi, Genç İstikbal gibi) işleyiş, sevk ve idaresinden sorumludur. Yayınlar komisyonu ile koordinasyonu sağlar. Mali işler başkanına karşı sorumludur.
• İllerde ve ilçelerde ise Şube başkanı dergi koordinatörü olarak görevlendirme yapıp, direkt takip yapabilir.
• E-dergi masası, Pazarlama dağıtım masası, Reklam masası gibi birimleri yönetir.

Sekreterya:

• Şube/ilçe komisyon başkanlarının atanmasını ve çalışma sistematiğini takip eder. Toplantı kararlarını takip ve tanzim eder. Komisyon başkanının verdiği ayrıca görevleri yapar.

Gençlik Dağıtım:

• Kendi reklam ve promosyon üretimlerini gerçekleştirir. Şubelere/İlçelere kendi reklam ve tanıtım ürünlerini ulaştırır.
• Kendi organizasyonlarını OPK ile koordineli bir şekilde daha ekonomik bir şekilde yapar ve takip eder.

Organizasyon Birimi (Umre):

• Özellikle umre ve hac organizasyonu olmak üzere davamıza maddi ve manevi kazanım sağlayacak organizasyonları takip eder.

MÜESSESELER KOMİSYONU

Yapılması planlanan müesseseleri belirleyip başkanlık divanının onayına sunarak takibini yapar. Komisyonun amacı, müessese ihtiyacını karşılamak üzere, teşkilat binalarının inşaatı ile esaslı onarımlarının yapılması veya yaptırılması, yapı malzemesi, deprem araştırma, afet uygulama hizmetleri ile inşaatların, bağlı ve ilgili kuruluşlara kendi kuruluş tüzükleri ile verilmiş iş ve hizmetlerin yürütülebilmesini sağlar.

Müesseselerin kuruluş, açılış ve işletme mevzuatını hazırlar, ayrıca müesseselerin resmi ve idari sorunlarına çözümler üretir.

Müesseselerin düzenli olarak denetlenmesini sağlar. İnşaat, bakım-onarım vb. faaliyetlerinin zamanında bitirilmesini sağlar. Ayrıca bu konu ile ilgili olarak genel muhasiple müşterek çalışmalar yapar.

GÖREV TANIMLARI:

EĞİTİM KOMİSYONU

Anadolu Gençlik Derneği Eğitim Komisyonu, dernek tüzüğünde belirtilen gayelerin tahakkuku için çalışma sahalarında yer alan eğitim faaliyetlerini yürütmek; teşkilat mensuplarının, çalışan gençlerin, üniversite, lise ve ortaokul öğrencilerinin eğitimlerinin programlanması ve takibini yapmak üzere kurulmuştur. Şube eğitim komisyonu 3 birimden oluşmaktadır.

Şube Eğitim Komisyonu

Şube Eğitim Komisyonu; Şube eğitim komisyon başkanı ve 3 yardımcısından oluşur:

• Şube Eğitim Komisyon Başkanı
• Sekretarya Birimi Başkanı
• Teşkilat Eğitimleri Birimi Başkanı
• Şuur Dersleri Birimi Başkanı

Şube Eğitim Komisyonu Genel Görev Tanımları

• İl sınırları içinde yapılan tüm eğitimlerden sorumludur.
• Genel Merkez Eğitim Komisyonunun bölge veya Genel Merkez düzeyinde organize edeceği tüm eğitimler için katılım hedeflerini sağlamakla sorumludur.
• Genel Merkez tarafından hazırlanan “Yıllık Çalışma Takvimi’nde” belirtilen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve koordine edilmesini sağlar.
• İl sınırları içinde yapılacak eğitim konularını, eğitimcileri, eğitim içeriklerini, mekân, tarih vb. tüm konuları Genel Merkez ile istişareli yapmalıdır.
• Şube komisyonlarının (teşkilat, ortaokullar, liseler, imam hatipler, üniversite, müesseseler, spor komisyonu, kadın kolları vb.) eğitim materyali ile ilgili talepleri karşılar.
• Güncel sorunları takip eder, ihtiyaç üzerine yeni eğitim materyallerini teklif eder.

Şube Eğitim Komisyon Başkanı

• Şube Başkanlık divanında Eğitim Komisyonunu temsil eder.
• Görev konularının görevliler üzerindeki takibini ve kontrolünü yapar.
• Yıllık çalışma takviminde belirlenen ve Şube Eğitim Komisyonunun planladığı çalışmaların koordinasyonu ve uygulamasından sorumludur.
• Haftalık düzenli olarak Şube Eğitim Komisyonu ile toplantı yapar.
• Eğitim çalışmalarının modele uygun yapılmasını takip eder.
• Şube ve temsilcilikler düzeyinde teşkilat eğitimleri konusunda eksiklikleri tespit eder ve eğitimlerin yapılması için gerekli çalışmaları yapar.
• Teşkilat içerisinde yapılacak tüm eğitimlerin planlamasını, koordinesini, yürütülmesini ve denetimini yapar.
• Şube bünyesinde yapılacak eğitimlerin organize edilmesini sağlar.
• Eğitimler esnasında farklı komisyonlardaki görevlilerin koordinasyonunu sağlar.
• Eğitimler esnasında görev alacak kişileri eğitim öncesinde bilgilendirir.
• Eğitim komisyonunun önceki dönemin değerlendirmesi ve gelecek dönemin de planlamasını organize eder.
• İlçe komisyon başkanı atama sürecini ve değişikliklerini takip eder.
• Eğitimlerin takip, değerlendirme ve sonuç raporlarını Genel Merkeze gönderir.
• Şube Eğitim Komisyonunda nihai görüş açıklama makamıdır.

Sekretarya Birim Başkanı

• Şube Komisyon başkanının bulunmadığı yerde Başkana vekâlet eder.
• Eğitim komisyonunun haftalık toplantısının tarih ve saatinin duyurulması, hatırlatılması, hazırlık ve icrasını takip eder.
• Toplantıların gündemini önceden hazırlar, katılım durumunu tespit eder, toplantı kararlarının tutanağa geçilmesini sağlar. Toplantı kararlarını komisyon üyelerine mail atar ve arşivler.
• Komisyon içi her türlü resmi yazışmanın icrasından ve takibinden sorumludur.
• Komisyonun, klasör ve dosya nizamının kurulmasını sağlar.
• Kendi biriminin tüm çalışmalarını arşivler. Diğer birimlerin arşivlemesini takip eder.
• Online eğitim çalışmalarında online programı temin eder ve program takvimi tutar.
• Genel Merkezce yürütülen, bütün teşkilat mensuplarının aylık en az bir kitap okumalarını hedefleyen “Ayın Kitabı” projesini takip eder. Kitapların teşkilat mensuplarına ve temsilcilik kütüphanelerine ulaşmasını sağlar.
• İlçe Eğitim Komisyon Başkanlarının güncel listesini ve arşivini tutar.
• Komisyon çalışmalarıyla ilgili bilgilendirme amaçlı gönderilecek olan mesajların takibini ve gönderme işlemini yapar.
• Komisyona bağlı tüm teşkilatlardan raporları toplar ve eğitim komisyonunun raporunu oluşturur.
• Aylık çalışma raporunu ilçelerden toplayarak her ayın 25’ine kadar Genel Merkeze gönderir.
• Eğitim komisyon üyelerinin Milli Gazete, Anadolu Gençlik ve Genç İstikbal Dergilerinin aboneliklerini ve aidatlarını takip eder.

Teşkilat Eğitimleri Birimi

• Eğitim, akademi çalışmalarının duyurulmasını, katılımın takip edilmesini ve teknik altyapının hazırlanmasını sağlar.
• Eğitimli yapılacak olan aylık divanların eğitimini planlar.
• Kendi biriminin tüm çalışmalarını arşivler.
• İlçe Teşkilatlarının teşkilat yapılarına göre eğitim ihtiyacını belirleyip “İlçe Eğitimlerini” gerçekleştirir.
• Planlanan eğitim çalışmalarının daha verimli olması için, eğitimlerde dikkat edilmesi gereken hususların (eğitimci, katılımcılar, yer, zaman, mekân, hava şartları vb.) yönergeye göre uygulanmasını sağlar.
• Yapılan eğitim faaliyetlerine ilgili kişilerin azami katılımı için çalışma yapar. Bu konuda ortaya çıkan engellerin ve eksikliklerin giderilmesini sağlar.
• Eğitimlere katılanlara “Eğitim Değerlendirme Formu “nu doldurtur ve değerlendirmesini yapar. Eğitim komisyon başkanına rapor eder.
• Eğitim alanında kullanılacak olan ses ve görüntü sistemi, bayrak gibi ekipmanların program yapılacak alanda hazır hale getirilmesini sağlar. Oturma düzeni, lavabo, mescit, alan giriş ve çıkışları gibi katılımcıların kullanım alanlarını düzenler.
• Teşkilat içinde Kur’an okuma ve temel dini bilgiler konusunda eksikliği olanlar için acilen çözüm üretir ve eksikliklerinin giderilmesini sağlar.

Şuur Dersleri Birimi

• Şuur Derslerinin Genel Merkezce belirlenen model ve yönergeye uygun yapılmasını takip eder.
• Eğitim komisyonu bünyesinde teşkilatlarda düzenlenen ders halkalarının planlanmasını, koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlar.
• Her teşkilat mensubunun kendi apartmanı, sitesi, meslek grubu vb. çevresinden bir şuur ders halkası kurması görevini takip eder.
• Ders halkaları vb. faaliyetlerin hatip ihtiyacını karşılar.
• Geleneksel olarak yapılan il, ilçe, temsilcilik, okuma solonu ve irtibat bürolarındaki “Haftalık Derslerin” planlaması, konularının belirlenmesi, katılımının artırılması, koordinesi ve yürütülmesini sağlar.
• Kendi biriminin tüm çalışmalarını arşivler.
• Ev ve yurtlarımızda yapılan haftalık sohbet ve derslerin ilgili komisyonlarca sağlıklı bir şekilde yürümesi için destek verir.
• “Şuur Dersleri” projesi kapsamında ders sorumlularının ve eğitimcilerinin atamasını ve eğitimlerini yapar.
• Şuur Dersleri, Sabah Namazı Buluşmalarının duyurulması, katılım takibinin yapılması, namaz sonrası ikramın verilmesi ve çalışma raporunun hazırlanmasını sağlar.

DİJİTAL İLETİŞİM VE MEDYA KOMİSYONU

Günümüzde hızla gelişen teknoloji, mobil cihaz kullanımını arttırmakta ve yaygınlaşan internetle birlikte dijital araçlar hayatımızda giderek daha fazla yer kaplamakta buna bağlı olarak dijital iletişim kanalları da artmaktadır.

Dijital iletişim için her şeyden önce, birden fazla teknolojinin bir araya gelmesi gerekir. Bunlar içinde bilgisayar teknolojisi, internet teknolojisi ve mobil teknolojiler en önemlileri olarak sıralanabilir.

Dijital iletişimde tüm internet kullanıcıları potansiyel bir hedef kitle oluşturur. Hedef kitleye yönelik olarak hazırlanan içerikler, dijital iletişim kanalları olan web siteleri, sosyal medya ağları, bloglar, forum siteleri, mobil uygulamalar, e-bültenler, online sempozyumlar yoluyla iletilir.

2020 yılında yapılan araştırmaya göre: Türkiye nüfusunun %74’ü internet kullanıcısı, %64’lük kesimi sosyal medya kullanıcısı, %92’lik kesimi mobil kullanıcı statüsündedir.

Amacımız, özellikle gençlerin fazlaca zaman geçirdikleri sosyal ağlarda sağlıklı içerikler üreterek ve doğru anlamda yönlendirme yaparak teşkilatımızın var oluş sebebini dijital ortamlarda hissettirmektir.

DİJİTAL İLETİŞİM VE MEDYA KOMİSYONU GENEL MERKEZ BİRİMLERİ

• Genel Merkez Komisyon Başkanı
• Sekreterya Birimi
• İnovasyon ve ARGE Birimi
• Medya Birimi
• Sosyal Ağlar Birimi
• Yayınlar Birimi
• Ajanslar Birimi
• Bilişim Birimi

DİJİTAL İLETİŞİM VE MEDYA KOMİSYONU ŞUBE BİRİMLERİ

• Şube Komisyon Başkanı
• Sekreterya Birimi
• İnovasyon ve ARGE Birimi
• Medya Birimi
• Sosyal Ağlar Birimi
• Yayınlar Birimi

DİJİTAL İLETİŞİM VE MEDYA KOMİSYONU İLÇE BİRİMLERİ

• İlçe Komisyon Başkanı
• Sekreterya Birimi
• Medya Birimi
• Sosyal Ağlar Birimi

SEKRETERYA BİRİMİ

• Komisyon başkanının bulunmadığı yerde Komisyon Başkanı’na vekâlet etmek.
• Haftalık komisyon toplantılarında gündem hazırlanması, alınan kararların kaydedilmesi, komisyon üyelerine ulaştırılması ve arşivlenmesini sağlar.
• Her türlü resmi yazışmanın icrasından ve takibinden sorumludur.
• Komisyonun, klasör ve dosya nizamı ile Arşiv Dokümantasyonunun kurulmasını sağlar.
• Faaliyetlerin icrası için Genel Merkezden gönderilen yönergelerin ilgili birim başkanlarına aktarılmasını sağlar.
• Yapılacak çalışmaların Komisyonun gündemine getirir ve yapılmasını sağlar.
• Yapılan her çalışmanın raporlarının toplanmasını ve arşivlenmesini sağlar.
• Komisyonun gelir-gider tablosunu tutar, komisyon içerisinden alınacak aidatların takibini yapar.
• Online toplantılar ve eğitim çalışmalarında Şube programları için “Online” programlarını temin eder ve program takvimi tutar.
• Güncel yönetim listesini ve arşivini tutar. Şube & İlçe komisyon başkanı atama sürecini ve değişikliklerini takip eder.
• Tüm arşivin dijital ortama (bulutta depolama) aktarılmasını takip eder.

İNOVASYON & ARGE BİRİMİ

• Ar-Ge çalışmalarını gerçekleştirmek.
• Sivil Toplumla ilgili yayın, araştırma, bilimsel çalışma ve etkinlikleri takip etmek, gerektiğinde katılım sağlamak.
• Sivil topluma yönelik orta ve uzun vadeli politika ve stratejiler geliştirmek, iş birliği mekanizmalarını harekete geçirmek.
• STK’ların kurumsal yapılarının ve faaliyetlerinin geliştirilmesine yönelik olarak üniversiteler, ilgili kurum, kuruluşlar ve STK’lar ile iş birliği içinde bulunmak, projeler geliştirmek.
• Kamu ile STK’lar arasında iş birliği ve iletişimin güçlendirilmesine yönelik çalışmalar yapmak.
• Yurt içi ve yurt dışında gerçekleştirilen eğitim, konferans, seminer, panel ve benzeri etkinlikler düzenlemek, takip etmek.
• Sosyal medya kullanımı, sosyal medya ahlakı üzerine teşkilatların eğitimini sağlamak.
• Planlanan eğitim çalışmalarının daha verimli olması için, eğitimlerde dikkat edilmesi gereken hususların (eğitimci, katılımcılar, yer, zaman, mekân, hava şartları vb.) yönergeye göre uygulanmasını sağlamak.
• Yeni eğitimci adaylarını tespit edip eğitilmelerini gerçekleştirmek.
• AGD E Spor faaliyetlerini takip etmek, yönetmek.

MEDYA BİRİMİ (Ulusal & Uluslararası & Yerel)

GENEL MERKEZ

• Ulusal ve uluslararası medya ile iletişimi sağlar.
• Yapılan ve planlanan çalışmalarla alakalı basında gündem oluşması sürecini yönetir.
• Medya planlaması yapılacak içeriği tüm boyutları ile analizini yapar ve yayına hazır hale gelmesini sağlar.
• Belirli aralıklarla Basın kuruluşlarındaki ilgili muhataplarını ziyaret eder.
• Ulusal medya temsilcilerinin iletişim bilgilerini güncel olmasını takip eder.

ŞUBE VE İLÇELER

• Yerel medya ile iletişimi sağlar.
• Bölgesindeki yerel medya ve kuruluşlara ziyaretleri gerçekleştirerek AGD-MGV faaliyetleri hakkında sağlıklı bilgilerin ulaşmasını sağlar.
• Bölgesinde bulunan yayıncı, fenomen vb ziyaretlerde bulunur.
• Yerel medya iletişim bilgilerini temin ederek yapılan tüm programların yerel medya temsilcilerine ulaşmasını sağlar.
• AGD Dijital (AGD TV, AGD Radyo, AGD Podcast) yayınlarının teşkilat bünyesinde erişilebilirliğini takip eder.
• İlçelerde Sosyal Ağlar Biriminin yaptığı işlerde yetkilidir.

SOSYAL AĞLAR BİRİMİ (Youtube, Twitter, Facebook, Instagram, Haber Siteleri, Blog Siteleri, ...)

GENEL MERKEZ

• İlgili komisyonlardan gelen taleplerin sosyal medyadan duyurularını takip eder.
• Gündeme uygun içerikleri belirleyerek sosyal ağlardaki sürekliliğini takip eder.
• Sosyal medya hesaplarının yönetimini ve olabilecek en fazla kişiye ulaşmasını sağlar. (Hesaplarımıza ait şifreler tek elde toplanmalıdır.)
• Dernek faaliyetleri kapsamında paylaşımlarda kullanılacak, talep edilen konuya göre içerik üretimleri tasarımlar oluşturmak.
• Üretim komisyonları, Şube ve Temsilciliklere ait olan hesapların paylaşımlarını takip eder. Uygunsuzluk görüldüğü takdirde değişiklik/düzeltme talep eder.
• Gençliğin durumu, Türkiye ve Dünya gündemiyle alakalı hızlı aksiyon alınmasını sağlar.
• Genel Merkez ve Genel Başkan hesaplarında gündeme uygun paylaşımlar yapılmasını takip eder.
• Gündemi yakın takip eder. Gündemdeki güncel konulara yönelik anlık içerik üretimlerinin hazırlanarak paylaşımını sağlar.

ŞUBE VE İLÇELER

• Sosyal medya hesaplarının yönetimini ve olabilecek en fazla kişiye ulaşmasını sağlar.
• Şube ve İlçelerde tüm sosyal ağlar için tek hesap açılmasını sağlar. Komisyonlar için ayrıca sosyal medya hesabı açılmamalıdır.
• Genel Merkez tarafından yapılan paylaşımların hızlı bir şekilde paylaşımını sağlar.
• Şube ve ilçe faaliyetlerinin zaman aşımına uğramadan paylaşımını takip eder.
• Şube ve İlçe hesaplarında gündeme uygun paylaşımlar yapılmasını takip eder.
• Resmi ve ilgili başkanın şahsi hesabında GM tarafından yapılan paylaşımların gündem oluşturmasını takip eder.
• Şube ve İlçelerde “Medya Birimi” ile birlikte değerlendirilecektir.

YAYINLAR BİRİMİ

• AGD TV, AGD Radyo ve AGD Youtube kanalında yapılacak programların teşkilatlar ve halkın ilgisini çekecek içerikler oluşturulmasını takip eder.
• Reklam, tanıtım işlerini takip eder.
• Sokak röportajları vb faaliyetlerle gençlerin nabzını tutar.
• Senede en az 1 defa Türkiye ve Dünya gündemiyle alakalı Genel Başkanımızın «Gençlerle Buluşma» programlarını organize eder.
• Şube ve İlçe başkanlarının en az 1 defa AGD TV, AGD Radyo, AGD Youtube Kanalında belirlenen programlara dâhil edilmesini organize eder.
• Şube ve İlçelerde “Medya Birimi” ile birlikte değerlendirilecektir.

AJANSLAR BİRİMİ

GENEL MERKEZ

• Hazırlanan mobil yazılımların teşkilatlarımızda aktif kurulumu ve kullanımını takip ve teşvik eder.
• Çalışmalarımızın ilgi çekici olabilmesi için uygun görülen ajans ve/veya kurumlarla iletişimi sağlar.
• Hazırlanan çalışmaların sosyal ağlarda ve yayınlarımızda görüntülenmesini takip eder.
• Tüm program, organizasyon ve çalışmaların görsel envanterleri (afiş, video, sinevizyon ve belgesel) çalışmalarının hazırlanmasından sorumludur.

ŞUBE VE İLÇELER

• Hazırlanan uygulamaların güvenli bir şekilde teşkilatlarımızda kullanılmasını sağlar.
• Genel Merkez tarafından gönderilen çalışma dosyalarının şubeye uygun olarak hazırlanmasından sorumludur.
• Şube Divanı, İlçe Başkanları toplantısı gibi Şube koordineli toplantılarda kullanılacak olan görsel envanterlerinin hazırlanmasından sorumludur.
• Düzenlenen program ve organizasyonların bayrak, pankart vb. envanterlerinin tasarım sürecini takip eder.
• Tüm komisyonların görsel, tasarım, video ve grafik gibi envanterlerinin hazırlanmasından sorumludur.

BİLİŞİM BİRİMİ

• Resmi hesaplarımızın dijital ortamlarda güvenliğini sağlar.
• Yapılan ya da yapılması planlanan online faaliyetler için yazılım güvenliğini sağlar.
• Genel Merkez ve Genel Başkanımıza ait hesaplara yapılan uygunsuz paylaşımları tespit eder.
• Gerekli tedbirlerin alınmasını hukuk çerçevesinde takip eder.
• Hazırlanan uygulamaların güvenli bir şekilde teşkilatlarımızda kullanılmasını sağlar.
• AGD TV, AGD Radyo, Genç İstikbal dergisi, Anadolu Gençlik Dergisi, Sosyal Medya hesaplarına erişimin sağlıklı sağlanabildiği Android ve IOS uyumlu Mobil yazılımın hazırlanmasını takip eder.
• Web sitelerin ara yüzlerinde ve içeriğinde kullanılacak olan video, görsel ve grafiklerin Ajanslar Birimi ile hazırlığını yapar.
• Web siteler ile ilgili domain, hosting ve ara yüz çalışmalarını ile yazılımlarına ilişkin işlerin takibini yapar.

AMAÇ VE GÖREV TANIMLARI

• AMAÇ
  • “Kurum ve kuruluşların ilgili çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim, etkileşim ortamı sağlamaktır.”
  • “Kurumun ilgili çevreleri etkilemesi ve desteğini sağlaması için yaptığı planlı girişimlerdir.”
  • “Kurum ile ilgili çevreler arasında, iletişimi, anlamayı ve kabulü sağlayıp, sürdürmeye yarayan bir yönetim fonksiyonudur.”
  • “Kurumun kamuoyundaki imajının güçlendirilmesi ve prestijinin artırılması, sevdirilmesidir.”
  • “Gerek kurum içinde gerekse kurum dışında istenilen tutum ve davranışların sağlanmasıdır.”
  • “Kurumun duyarlı/ilgili çevreyi tanıması ve kendini bu çevreye tanıtması amacıyla yaptığı planlı girişimlerdir.”
  • “Kuruluşun temasta bulunduğu ya da bulunabileceği kimselerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek ve devam ettirmek için sürekli ve örgütlenmiş bir yönetim görevidir.”

GÖREV TANIMLARI

• BAŞKAN
  • Halkla ilişkilerle ilgili faaliyetleri planlamak ve bu faaliyetlerin belirlenen usul ve ilkelere göre yürütülmesini sağlamak.
  • Kendi bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemeleri yapmak ve sorumluluk alanları içerisinde gerçekleştirilen işlerin kalitesini kontrol etmek.
  • Derneğe/Vakfa ve faaliyetlerine yönelik Dernek/Vakıf içi ve dışı şikâyet, talep, görüş ve önerilerin derhal işleme alınıp değerlendirilmesini, sonuçlandırılmasını ve ilgilisine süratle cevap verilmesini sağlamak.
  • Halkla ilişkiler faaliyetlerine yönelik araştırmalarda bulunarak hedef kitleyi ve kitleye yönelik kritik bilgileri belirlemek; toplanan bilgiler dâhilinde halkla ilişkiler faaliyetlerine yönelik çalışmaların ekip ile yürütülmesinin koordinasyonunu sağlamak.
  • Birimler arası koordinasyonu sağlamak.

SEKRETERYA BİRİMİ

• Halkla İlişkiler Komisyonu ile ilgili her türlü yazışmaları takip eder.
• Birimler arasındaki koordineyi sağlar.
• Halkla İlişkiler Komisyonu Başkanlarının atanmasını takip eder.
• İlçe Halkla İlişkiler Komisyonu Başkanlarının atanmasını takip eder.
• Tüm Raporlama, Envanter ve arşivleme vb. işlemleri takip eder.
• Önemli gün ve gecelerde yapılacak olan faaliyetleri takip eder.
• Tüm raporlama çalışmalarını takip eder.
• Yapılan tüm çalışmaların web sitesinde yayınlanması işlemlerini takip eder.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip eder.

ZİYARETLER BİRİMİ

• Sivil Toplum Kuruluşlarına düzenli ziyaretler yapmak.
• Sivil toplum kuruluşlarının yaptığı çalışmaları ve Gençlik çalıştaylarını takip etmek; sonuç bildirgeleri üzerinde analizler yapmak.
• İş adamları, eğitimciler, akademisyenler, yazarlar, gazeteciler, hukukçular, mühendisler, sağlıkçılar, sporcular vb. çevreleri ziyaret etmek.
• Şubelerimiz tarafından yapılan Kurum, STK, Muhtar, İmam, Köy ve Hemşeri Dernekleri, Taziye ve Hayırlı olsun ziyaretlerinin takibi ve raporlamasını yapmak.
• Yeni atanan kurum amirlerine çiçek göndermek ve ziyaret etmek.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip etmek.

VELİLER BİRİMİ

• Yaz-Et ve Kış-Et programlarına katılan öğrencilerin, velilerini ziyaret etmek ve dernek çalışmalarına davet etmek.
• Derneğimize ait ev ve yurtlarımızda kalan öğrencilerin, velilerine yönelik toplantı, iftar vb. programlar organize etmek; programlara katılımını sağlamak.
• Derneğimiz bünyesinde görev alan teşkilat mensuplarımızın piknik, cami vb. buluşmalarına katılımını sağlamak ve organizasyona yardımcı olmak.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip etmek.

AMAÇ VE GÖREV TANIMLARI

• AMAÇ
  • “Kurum ve kuruluşların ilgili çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmasını sağlamak, etkin ve verimli bir iletişim, etkileşim ortamı sağlamaktır.”
  • “Kurumun ilgili çevreleri etkilemesi ve desteğini sağlaması için yaptığı planlı girişimlerdir.”
  • “Kurum ile ilgili çevreler arasında, iletişimi, anlamayı ve kabulü sağlayıp, sürdürmeye yarayan bir yönetim fonksiyonudur.”
  • “Kurumun kamuoyundaki imajının güçlendirilmesi ve prestijinin artırılması, sevdirilmesidir.”
  • “Gerek kurum içinde gerekse kurum dışında istenilen tutum ve davranışların sağlanmasıdır.”
  • “Kurumun duyarlı/ilgili çevreyi tanıması ve kendini bu çevreye tanıtması amacıyla yaptığı planlı girişimlerdir.”
  • “Kuruluşun temasta bulunduğu ya da bulunabileceği kimselerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek ve devam ettirmek için sürekli ve örgütlenmiş bir yönetim görevidir.”

GÖREV TANIMLARI

• BAŞKAN
  • Halkla ilişkilerle ilgili faaliyetleri planlamak ve bu faaliyetlerin belirlenen usul ve ilkelere göre yürütülmesini sağlamak.
  • Kendi bünyesindeki birimlerin etkin ve verimli çalışmasını sağlamak üzere gerekli iş planlarını ve düzenlemeleri yapmak ve sorumluluk alanları içerisinde gerçekleştirilen işlerin kalitesini kontrol etmek.
  • Derneğe/Vakıfa ve faaliyetlerine yönelik Dernek/Vakıf içi ve dışı şikâyet, talep, görüş ve önerilerin derhal işleme alınıp değerlendirilmesini, sonuçlandırılmasını ve ilgilisine süratle cevap verilmesini sağlamak.
  • Halkla ilişkiler faaliyetlerine yönelik araştırmalarda bulunarak hedef kitleyi ve kitleye yönelik kritik bilgileri belirlemek; toplanan bilgiler dâhilinde halkla ilişkiler faaliyetlerine yönelik çalışmaların ekip ile yürütülmesinin koordinasyonunu sağlamak.
  • Birimler arası koordinasyonu sağlamak.

SEKRETERYA BİRİMİ

• Halkla İlişkiler Komisyonu ile ilgili her türlü yazışmaları takip eder.
• Birimler arasındaki koordineyi sağlar.
• Halkla İlişkiler Komisyonu Başkanlarının atanmasını takip eder.
• İlçe Halkla İlişkiler Komisyonu Başkanlarının atanmasını takip eder.
• Tüm Raporlama, Envanter ve arşivleme vb. işlemleri takip eder.
• Önemli gün ve gecelerde yapılacak olan faaliyetleri takip eder.
• Tüm raporlama çalışmalarını takip eder.
• Yapılan tüm çalışmaların web sitesinde yayınlanması işlemlerini takip eder.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip eder.

ZİYARETLER BİRİMİ

• Sivil Toplum Kuruluşlarına düzenli ziyaretler yapmak.
• Sivil toplum kuruluşlarının yaptığı çalışmaları ve Gençlik çalıştaylarını takip etmek; sonuç bildirgeleri üzerinde analizler yapmak.
• İş adamları, eğitimciler, akademisyenler, yazarlar, gazeteciler, hukukçular, mühendisler, sağlıkçılar, sporcular vb. çevreleri ziyaret etmek.
• Şubelerimiz tarafından yapılan Kurum, STK, Muhtar, İmam, Köy ve Hemşeri Dernekleri, Taziye ve Hayırlı olsun ziyaretlerinin takibi ve raporlamasını yapmak.
• Yeni atanan kurum amirlerine çiçek göndermek ve ziyaret etmek.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip etmek.

VELİLER BİRİMİ

• Yaz-Et ve Kış-Et programlarına katılan öğrencilerin, velilerini ziyaret etmek ve dernek çalışmalarına davet etmek.
• Derneğimize ait ev ve yurtlarımızda kalan öğrencilerin, velilerine yönelik toplantı, iftar vb. programlar organize etmek; programlara katılımını sağlamak.
• Derneğimiz bünyesinde görev alan teşkilat mensuplarımızın piknik, cami vb. buluşmalarına katılımını sağlamak ve organizasyona yardımcı olmak.
• Başkanın vereceği diğer işleri takip etmek.

Lise Komisyonu Teşkilat Şeması ve Görev Tanımları

ŞUBE HALKLA İLİŞKİLER KOMİSYONU