Sekreterya Komisyonu

Sekreterya Komisyonu, resmi yazışmalar ve dernek işleyişini denetleme görevini üstlenir. Ayrıca, faaliyetlerin yasal çerçevede yürütülmesini sağlar.

1. Resmi Görevler:

• Resmi ve tüzel kişilerle her türlü yazışmanın yapılması
• Şube ve temsilcilik açılış çalışmaları ve faaliyetlerin resmiyete uygunluğunun takibi
• Karar defteri, üye kayıt defteri ve gelen-giden evrak defteri kayıtlarının tutulması
• Başkanlık Divanı ve Yürütme Kurulu toplantılarının takip ve koordinasyon hizmetleri
• Planlama toplantılarının organize edilmesi ve takibi
• Genel kurul toplantılarının organize edilmesi ve takibi
• Toplantı tutanaklarının ve faaliyet raporlarının tanzim edilmesi
• Beyanname hazırlanması ve verilmesinin takibi
• Hukuki çalışmaların takip edilmesi (Gayri menkul davaları, Teftiş, Denetim, Medya tekzipleri)
• Sivil toplum kuruluşlarıyla ilişkiler, platform çalışmaları, temsil ve görüşmeler
• Şube sekreterleri ile gerektiğinde toplantı yapılması, faaliyetlerin takip ve kontrolü
• Sekreterya komisyonu haftalık toplantılarının icra edilmesi

2. Sekreterya Komisyonu Birimleri:

• Bilgi İşlem / Arşiv ve Dokümantasyon Birimi:
  • Bilgi bankası hizmetlerinin yürütülmesi
  • Klasör ve dosya nizamının tanzim edilmesi
  • Dernek çalışmalarına ilişkin istatistik bilgilerin hazırlanması
  • Tutulması zorunlu defter kayıtlarının titizlikle tutulması
• İzleme Birimi:
  • Toplumu etkileyen yazılı ve görsel basının, siyasi gelişmelerin, sivil toplum kuruluşlarının çalışmalarının ve bürokrasi hareketlerinin takip edilmesi
  • Ülke gündemini oluşturan unsurlar hakkında ayrıntılı bilgi edinilmesi
  • Anadolu Gençlik Derneği'nin çalışma alanıyla ilgili her türlü gelişmenin yorumlanarak ilgililere rapor edilmesi
• Ar-Ge Birimi:
  • Dernek vizyonunun geleceğe hazır olabilmesi için projeler geliştirilmesi ve danışmanlık çalışmaları yapılması
  • Sistem geliştirme ve aksiyonları iyileştirme çalışmaları
  • Hedef geliştirici çalışmalar, raporlar ve projeler hazırlanması
  • Mevzuat ve iletişim masası çalışmaları

3. Ar-Ge Birimi Detaylı Görevler:

• A) Sistemi Geliştirici Çalışmalar:
  • Sistemler ve mevcut işleyiş hakkında kıyaslamalı öneriler geliştirilir.
  • Çalışma sistemiyle ilgili kriterleri tespite esas olacak öneriler geliştirilir.
  • İş düzeninde verimliliği artırıcı öneriler geliştirilir, uygulama danışmanlığı yapılır.
  • Raporlama ve modelle ilgili her türlü öneriler geliştirilir, danışmanlık yapılır.
  • Belge niteliği kazanacak basılı evraklarla ilgili her türlü öneriler geliştirilir, danışmanlık yapılır.
  • Kurumlarla ilişkilerde çıkan sıkıntılar nedeniyle aksayan işlerin önündeki engellerin aşılmasına ilişkin diyalog önerileri geliştirilir, danışmanlık yapılır.
  • Haberleşme vb. konularda çıkan aksama ve engellemelerin aşılmasına ilişkin takip önerileri geliştirilir.
• B) Aksiyonları Geliştirici Çalışmalar:
  • Toplantılarda ortaya konulan karar, görüş ve tebliğleri değerlendirir.
  • Gelebilecek tüm teklifleri değerlendirir, örnek aksiyon organizasyonlarına ilişkin projeler geliştirir.
  • Yıllık çalışma plan ve programları hakkında gerekli araştırma-geliştirme çalışmalarını koordine eder.
• C) Hedefleri Geliştirici Çalışmalar:
  • Gelişmeleri, istatistik sonuçları ve raporları değerlendirir.
  • Toplantılarda ortaya konulan görüş ve tebliğleri değerlendirir.
  • Hedefler hakkında gerekli araştırma-geliştirme çalışmalarını koordine eder. İlgili komisyonlarla ortak çalışma toplantıları yapar.
  • Hedeflerle ilgili talimat önerileri geliştirir.
  • Hedef geliştirici çalışmaların konularına göre brifing dosyalarını oluşturur.
• Mevzuat Masası: Çalışmalar ile ilgili oluşturulacak taslak ve projelerin mevzuata uygunluğunu araştırır.
• Enformasyon Masası: Envanter kayıtlarını tutar, düzenler. Tüm çalışma alanlarıyla ilgili veri tabanı oluşturur. Bu verilerden en kısa sürede yararlanılmasını sağlar.
• İletişim Masası: Tüm ar-ge birimleri arasındaki iletişimi koordine eder. Birimler ve masalar arası bilgi akışını sağlar.
• Projelendirme Masası: Oluşturulacak proje ve önerileri 5N1K modülüne uygun olarak projelendirir.
• Eğitim Sistemleri Masası: Kabul edilmiş projelerin veya sistemlerin randımanlı bir şekilde uygulanması amacıyla ilgili kişilere yönelik eğitimler verir ve danışmanlık yapar.